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E-Rechnung für Kleinunternehmer: Was wirklich gilt — und was nicht
Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen dauerhaft keine E-Rechnungen ausstellen — empfangen können müssen sie sie seit 2025 trotzdem. Die Rechtslage nach dem Jahressteuergesetz 2024, verständlich sortiert.
Stand:
Kaum eine Gruppe wurde bei der E-Rechnungspflicht so oft verunsichert wie Kleinunternehmer. Die Kurzfassung der tatsächlichen Rechtslage passt in zwei Sätze:
Ausstellen: nein, nie verpflichtend. Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind durch das Jahressteuergesetz 2024 dauerhaft von der Pflicht befreit, E-Rechnungen auszustellen (§ 34a Satz 4 UStDV).
Empfangen: ja, seit dem 1. Januar 2025. Wie jedes andere inländische Unternehmen müssen auch Kleinunternehmer E-Rechnungen annehmen, lesen und acht Jahre aufbewahren können.
Der Rest dieses Beitrags erklärt, warum das so ist, wo die Grenzen der Befreiung liegen und was Sie praktisch einrichten sollten.
Warum Kleinunternehmer beim Ausstellen befreit sind
Ursprünglich sah der Zeitplan des Wachstumschancengesetzes vor, dass alle Unternehmen — auch Kleinunternehmer — spätestens ab 2028 E-Rechnungen ausstellen müssen. Mit dem Jahressteuergesetz 2024 hat der Gesetzgeber das korrigiert: In § 34a UStDV wurde eine Ausnahme aufgenommen, nach der Rechnungen von Kleinunternehmern immer auch als „sonstige Rechnung“ — also klassisch auf Papier oder als einfaches PDF — ausgestellt werden dürfen.
Das ist keine Übergangsfrist, sondern eine dauerhafte Befreiung. Solange Sie die Kleinunternehmerregelung des § 19 UStG anwenden, entsteht für Sie keine Ausstellungspflicht — weder 2027 noch 2028.
Zwei Dinge sollten Sie dabei im Blick behalten:
- Freiwillig ausstellen dürfen Sie trotzdem. Eine E-Rechnung (etwa im ZUGFeRD-Format) müssen Geschäftskunden seit 2025 ohne weitere Zustimmung annehmen. Wer größere Firmenkunden hat, wirkt mit strukturierten Rechnungen professioneller und erspart dem Kunden manuelle Erfassung.
- Die Befreiung hängt am Status. Überschreiten Sie die Umsatzgrenzen der Kleinunternehmerregelung und wechseln in die Regelbesteuerung, gelten für Sie die normalen Fristen der Ausstellungspflicht — für kleine Unternehmen ab dem 1. Januar 2028 (Details in der Fristenübersicht).
Die Empfangspflicht gilt trotzdem — seit 1. Januar 2025
Die Befreiung des § 34a UStDV betrifft ausschließlich das Ausstellen. Auf der Empfangsseite macht das Gesetz keinen Unterschied: Seit 2025 ist die E-Rechnung im inländischen B2B-Geschäft der Regelfall, und Ihr Lieferant darf Ihnen eine XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnung schicken, ohne Sie vorher zu fragen. Einen Anspruch auf eine Papierrechnung haben Sie nicht.
„Empfangen können“ heißt für Kleinunternehmer konkret:
| Anforderung | Was genügt |
|---|---|
| Annehmen | ein normales E-Mail-Postfach |
| Lesen und prüfen | ein Viewer, der die XML-Datei lesbar macht — z. B. unser kostenloser XRechnung-Viewer im Browser |
| Aufbewahren | die XML-Originaldatei acht Jahre unverändert speichern (§ 14b UStG) — der Ausdruck ersetzt das Original nicht |
Gerade der letzte Punkt wird unterschätzt: Bei einer XRechnung ist die XML-Datei das steuerliche Original. Drucken Sie sie nur aus und löschen die Datei, fehlt im Zweifel der Vorsteuer- bzw. Betriebsausgabennachweis in der vorgeschriebenen Form.
Häufige Irrtümer, kurz richtiggestellt
- „Als Kleinunternehmer betrifft mich das Thema gar nicht.“ — Falsch: Die Empfangspflicht gilt seit 2025 auch für Sie.
- „Ich muss mir bis 2028 Software kaufen.“ — Nein. Fürs Empfangen genügen Postfach + kostenloser Viewer + geordnete Ablage. Eine Ausstellungspflicht entsteht für Kleinunternehmer gar nicht.
- „Ein PDF ist doch eine E-Rechnung.“ — Nein. E-Rechnungen sind strukturierte Formate nach EN 16931 (XRechnung, ZUGFeRD ab 2.0.1). Ein einfaches PDF ist eine „sonstige Rechnung“ — genau die dürfen Sie als Kleinunternehmer weiterhin schreiben.
- „Meine Rechnungen brauchen keinen Hinweis.“ — Doch: Nach § 34a UStDV gehört in die Rechnung eines Kleinunternehmers der Hinweis auf die Steuerbefreiung nach § 19 UStG (z. B. „Kein Steuerausweis aufgrund der Anwendung der Kleinunternehmerregelung, § 19 UStG“).
Fazit
Für Kleinunternehmer ist die E-Rechnungspflicht deutlich kleiner als ihr Ruf: keine Ausstellungspflicht, jemals — aber eine sofortige, dauerhafte Empfangspflicht. Wer ein Rechnungs-Postfach benennt, einen kostenlosen Viewer im Lesezeichen hat und die XML-Originale geordnet ablegt, hat alles Nötige erledigt.
Quellen: § 19 UStG; § 34a UStDV i. d. F. des Jahressteuergesetzes 2024; § 14, § 14b UStG i. d. F. des Wachstumschancengesetzes; BMF-FAQ zur E-Rechnung; BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 und vom 15. Oktober 2025. Dieser Beitrag ist keine Steuerberatung; im Einzelfall hilft Ihre Steuerkanzlei.