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E-Rechnung empfangen: Wer seit 2025 verpflichtet ist — und was konkret zu tun ist
Die Empfangspflicht gilt seit dem 1. Januar 2025 für jedes inländische Unternehmen — auch für Kleinunternehmer und Vermieter. Was das praktisch bedeutet, was ein E-Mail-Postfach damit zu tun hat und welche drei Schritte jetzt reichen.
Stand:
Die meisten Diskussionen um die E-Rechnungspflicht drehen sich um das Ausstellen — dabei ist die Pflicht, die bereits seit dem 1. Januar 2025 für ausnahmslos jedes inländische Unternehmen gilt, eine andere: die Empfangspflicht. Wer sie ignoriert, merkt es meist erst, wenn die erste XML-Datei im Posteingang liegt und niemand sie lesen kann.
Dieser Beitrag erklärt, wer betroffen ist, was „empfangen können“ rechtlich bedeutet und wie Sie die Pflicht mit minimalem Aufwand erfüllen.
Wer muss E-Rechnungen empfangen können?
Kurz: alle. Die Empfangspflicht kennt — anders als die gestaffelte Ausstellungspflicht — keine Umsatzgrenzen und keine Übergangsfristen. Seit dem 1. Januar 2025 gilt sie für:
| Gruppe | Empfangspflicht seit 1.1.2025? |
|---|---|
| Kapital- und Personengesellschaften (GmbH, UG, KG …) | Ja |
| Einzelunternehmer und Freiberufler | Ja |
| Kleinunternehmer nach § 19 UStG | Ja — die Befreiung des § 34a UStDV betrifft nur das Ausstellen |
| Vermieter, die zur Umsatzsteuer optiert haben | Ja |
| Vereine und juristische Personen mit unternehmerischem Bereich | Ja (für diesen Bereich) |
| Reine Privatpersonen (B2C) | Nein |
Der Grund für diese harte Kante: Seit 2025 ist die E-Rechnung im inländischen B2B-Geschäft der gesetzliche Regelfall (§ 14 UStG in der Fassung des Wachstumschancengesetzes). Ihr Lieferant darf Ihnen eine E-Rechnung schicken, ohne Sie vorher zu fragen — die früher nötige Zustimmung des Empfängers ist entfallen. Sie müssen sie annehmen können.
Was heißt „empfangen können“ konkret?
Die gute Nachricht zuerst: Die Hürde ist niedrig. Nach der Verwaltungsauffassung des Bundesfinanzministeriums (BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024, konkretisiert am 15. Oktober 2025) genügt für den Empfang ein gewöhnliches E-Mail-Postfach. Sie brauchen kein Portal, keine spezielle Software und keinen Dienstleister, um die Pflicht formal zu erfüllen.
„Empfangen können“ umfasst in der Praxis drei Dinge:
- Annehmen — ein Kanal, über den strukturierte Rechnungsdateien (XML) ankommen. Das E-Mail-Postfach reicht. Wichtig: Sie dürfen den Empfang einer E-Rechnung nicht verweigern und haben keinen Anspruch auf eine Papierrechnung, wenn der Aussteller zur E-Rechnung verpflichtet ist.
- Lesen und prüfen — eine XRechnung ist eine reine XML-Datei und im Rohzustand für Menschen praktisch unlesbar. Zum Prüfen der Pflichtangaben (Betrag, Steuersatz, Leistungsbeschreibung) brauchen Sie eine Visualisierung. Dafür gibt es kostenlose Werkzeuge — etwa unseren XRechnung-Viewer, der die Datei direkt im Browser lesbar macht, ohne dass sie Ihren Rechner verlässt.
- Aufbewahren — der strukturierte Teil der E-Rechnung muss acht Jahre unverändert aufbewahrt werden (§ 14b UStG). Das bloße Ausdrucken genügt nicht: Die XML-Datei selbst ist das Original und muss maschinell auswertbar bleiben. Ein sauber organisierter Ordner (lokal oder in einem Cloud-Speicher mit Sicherung) erfüllt die Anforderung; das BMF-Schreiben vom 15.10.2025 stellt klar, dass die Speicherung nicht zwingend in einem speziellen System erfolgen muss, solange die Daten unverändert und nachvollziehbar bleiben.
Welche Formate müssen Sie akzeptieren?
E-Rechnungen im Sinne des Gesetzes sind strukturierte Formate nach der europäischen Norm EN 16931. In Deutschland begegnen Ihnen praktisch zwei:
| Format | Erscheinungsbild | Woran Sie es erkennen |
|---|---|---|
| XRechnung | reine XML-Datei | Dateiendung .xml, im Editor nur Code |
| ZUGFeRD (ab Version 2.0.1) | PDF mit eingebettetem XML | sieht aus wie ein normales Rechnungs-PDF, enthält aber maschinenlesbare Daten |
Ein gewöhnliches PDF ohne eingebettete Strukturdaten ist keine E-Rechnung, sondern eine „sonstige Rechnung“ — die darf Ihnen (noch bis Ende 2026 generell, danach mit Einschränkungen) weiterhin zugehen. Die Unterschiede der Formate haben wir im Beitrag XRechnung vs. ZUGFeRD ausführlich verglichen.
Die Fristen im Zusammenhang
Die Empfangspflicht ist nur die erste Stufe des Zeitplans. Danach folgt die gestaffelte Ausstellungspflicht: ab dem 1. Januar 2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz, ab dem 1. Januar 2028 für alle. Den vollständigen Zeitplan mit allen Ausnahmen und amtlichen Quellen finden Sie in unserer Übersicht E-Rechnungspflicht: alle Fristen.
Drei Schritte, mit denen Sie die Pflicht heute erfüllen
- Postfach benennen. Legen Sie fest (und teilen Sie Lieferanten mit), an welche E-Mail-Adresse
Rechnungen gehen — idealerweise ein eigenes Postfach wie
rechnung@ihre-firma.de, damit nichts in der allgemeinen Inbox untergeht. - Lesefähigkeit herstellen. Testen Sie einmal mit einer echten Datei, dass Sie eine XRechnung lesbar machen können — zum Beispiel mit einem kostenlosen browserbasierten Viewer. Damit ist auch die Sichtprüfung vor der Zahlung gesichert.
- Ablage festlegen. Ein fester Ordner für die XML-Originale, jährlich gegliedert, mit Sicherung. Acht Jahre Aufbewahrung, das Original ist die Datei — nicht der Ausdruck.
Mehr braucht es für die Empfangsseite zunächst nicht. Die eigentliche Umstellung — das Ausstellen — können kleinere Unternehmen dann in Ruhe bis 2027/2028 angehen.
Quellen: § 14, § 14b UStG i. d. F. des Wachstumschancengesetzes vom 27. März 2024; BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 und BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025; BMF-FAQ zur E-Rechnung. Dieser Beitrag ist keine Steuerberatung; im Einzelfall hilft Ihre Steuerkanzlei.